Rechtlicher Hintergrund

Das am 29. Mai 2009 in Kraft getretene Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz (BilMoG) hat u. a. die §§ 289, 315 HGB sowie §§ 120, 175 AktG geändert. Danach musste der Vorstand der Hauptversammlung einen schriftlichen Bericht u. a. zu den neu eingeführten Pflichtangaben im Lagebericht gemäß § 289 Abs. 5 HGB bzw. im Konzernlagebericht gemäß § 315 Abs. 2 Nr. 5 HGB zum internen Kontroll- und Risikomanagementsystem im Hinblick auf den Rechnungslegungsprozess bzw. Konzernrechnungslegungsprozess vorlegen.

Durch das spätere Gesetz zur Umsetzung der Aktionärsrichtlinie (ARUG) hat der Gesetzgeber die Erfordernisse zur Abgabe erläuternder Berichte in § 176 Abs. 1 Satz 1 AktG gebündelt und die bisherigen Vorschriften in §§ 120 Abs. 3 Satz 2, 175 Abs. 2 Satz 1 AktG gestrichen. Dabei wurde jedoch der Verweis auf § 289 Abs. 5 HGB, der durch das BilMoG hinzugekommen war und die Angaben im Lagebericht zum internen Kontroll- und Risikomanagementsystem im Hinblick auf den Rechnungslegungsprozess betrifft, nicht übernommen. Nicht abschließend geklärt ist, ob es sich dabei um ein bloßes Redaktionsversehen handelt und es daher auch nach dem Inkrafttreten des ARUG eines erläuternden Berichts zu den Angaben nach § 289 Abs. 5 HGB (und auch zu § 315 Abs. 2 Nr. 5 HGB) bedarf. Ferner ist noch nicht abschließend geklärt, ob bei grundsätzlichem Bestehen einer Berichtspflicht ein solcher Bericht bereits der ersten nach Inkrafttreten des BilMoG und des ARUG stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung vorzulegen ist oder ob dies wegen der handelsrechtlichen Übergangsregelung zu den Angaben nach §§ 289 Abs. 5, 315 Abs. 2 Nr. 5 HGB erst für die (Konzern-) Lageberichte für die nach dem 31. Dezember 2008 beginnenden Geschäftsjahre gilt. Vorsorglich hat sich der Vorstand der Demag Cranes AG entschlossen, einen solchen Bericht bereits für das abgelaufene Geschäftsjahr 2008/2009 zu erstatten und damit auch die Angaben zum internen Kontroll- und Risikomanagementsystem im Hinblick auf den Rechnungslegungsprozess bzw. Konzernrechnungslegungsprozess zu machen.

Gegenstand des Berichts

Nach der Gesetzesbegründung des BilMoG umfasst das interne Kontrollsystem die Grundsätze, Verfahren und Maßnahmen zur Sicherung der Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit der Rechnungslegung, zur Sicherung der Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung sowie zur Sicherung der Einhaltung der maßgeblichen rechtlichen Vorschriften. Dazu gehört auch das interne Revisionssystem, soweit es sich auf die Rechnungslegung bezieht.

Das Risikomanagementsystem im Hinblick auf den Rechnungslegungsprozess bezieht sich als Teil des internen Kontrollsystems wie Letzteres auf Kontroll- und Überwachungsprozesse der Rechnungslegung, insbesondere bei handelsbilanziellen Positionen, die Risikoabsicherungen des Unternehmens erfassen.

Wesentliche Merkmale des internen Kontrollsystems und des Risikomanagementsystems im Hinblick auf den Rechnungslegungsprozess

Die wesentlichen Merkmale des bei der Demag Cranes AG bestehenden internen Kontrollsystems und des Risikomanagementsystems im Hinblick auf den (Konzern-) Rechnungslegungsprozess können wie folgt beschrieben werden:

• Der Demag Cranes Konzern zeichnet sich durch eine klare Organisations-, Unternehmens- sowie Kontroll- und Überwachungsstruktur aus.
  
  
• Zur ganzheitlichen Analyse und Steuerung ertragsrelevanter Risikofaktoren und bestandsgefährdender Risiken existieren konzernweit abgestimmte Planungs-, Reporting-, Controlling- sowie Frühwarnsysteme und -prozesse.
  
  
• Die Funktionen in sämtlichen Bereichen des Rechnungslegungsprozesses (z. B. Finanzbuchhaltung, Controlling und interne Revision) sind eindeutig zugeordnet.
  
  
• Die im Rechnungswesen eingesetzten EDV-Systeme sind gegen unbefugte Zugriffe geschützt.
  
  
• Im Bereich der eingesetzten Finanzsysteme wird überwiegend auf Standardsoftware zurückgegriffen.
  
  
• Ein adäquates internes Richtlinienwesen (u. a. bestehend aus einer konzernweit gültigen Risikomanagement-Richtlinie) ist eingerichtet, welches bei Bedarf angepasst wird.
  
  
• Die am Rechnungslegungsprozess beteiligten Abteilungen entsprechen den quantitativen und qualitativen Anforderungen.
  
  
• Vollständigkeit und Richtigkeit von Daten des Rechnungswesens werden regelmäßig anhand von Stichproben und Plausibilitäten sowohl durch manuelle Kontrollen als auch durch die eingesetzte Software überprüft. Auf Segmentebene ist jeweils ein Risikocontroller etabliert, der den Risikomanagementprozess auf Segmentebene begleitet und die Daten plausibilisiert.
  
  
• Wesentliche rechnungslegungsrelevante Prozesse unterliegen regelmäßigen analytischen Prüfungen. Das bestehende konzernweite Risikomanagementsystem wird kontinuierlich an aktuelle Entwicklungen angepasst und fortlaufend auf seine Funktionsfähigkeit überprüft. Das System ist durch die Deloitte & Touche GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Düsseldorf, im Zuge der Konzernabschlussprüfung untersucht worden.
  
  
• Bei allen rechnungslegungsrelevanten Prozessen wird durchgängig das Vier-Augen-Prinzip angewendet.
  
  
• Rechnungslegungsrelevante Prozesse werden durch die interne Revision überprüft.
  
  
• Der Aufsichtsrat befasst sich u. a. mit wesentlichen Fragen der Rechnungslegung, des Risikomanagements, des Prüfungsauftrages und seinen Schwerpunkten.

Erläuterung der wesentlichen Merkmale des internen Kontrollsystems und des Risikomanagementsystems im Hinblick auf den Rechnungslegungsprozess

Das interne Kontroll- und Risikomanagementsystem im Hinblick auf den Rechnungslegungsprozess, dessen wesentliche Merkmale zuvor beschrieben worden sind, stellt sicher, dass unternehmerische Sachverhalte bilanziell richtig erfasst, aufbereitet und gewürdigt und so in die externe Rechnungslegung übernommen werden.

Die klare Organisations-, Unternehmens- sowie Kontroll- und Überwachungsstruktur sowie die hinreichende Ausstattung des Rechnungswesens in personeller und materieller Hinsicht stellen die Grundlage für ein effizientes Arbeiten der an der Rechnungslegung beteiligten Bereiche dar. Klare gesetzliche und unternehmensinterne Vorgaben und Leitlinien sorgen für einen einheitlichen und ordnungsgemäßen Rechnungslegungsprozess. Die klar definierten Überprüfungsmechanismen innerhalb der an der Rechnungslegung selbst beteiligten Bereiche sowie die Überprüfung durch die interne Revision und eine frühzeitige Risikoerkennung durch das Risikomanagement gewährleisten eine fehlerfreie und kohärente Rechnungslegung.

Das interne Kontroll- und Risikomanagementsystem der Demag Cranes AG stellt sicher, dass die Rechnungslegung bei der Demag Cranes AG sowie bei allen in den Konzernabschluss einbezogenen Gesellschaften einheitlich und im Einklang mit den rechtlichen und gesetzlichen Vorgaben sowie internen Leitlinien steht. Insbesondere hat das konzerneinheitliche Risikomanagementsystem, das vollumfänglich den gesetzlichen Anforderungen entspricht, die Aufgabe, Risiken rechtzeitig zu erkennen, zu bewerten und angemessen zu kommunizieren. Dadurch werden dem Berichtsadressaten zutreffende, relevante und verlässliche Informationen zeitnah zur Verfügung gestellt.